بسمه تعالي  

اگر چه در نظام دستی مدیریت اسناد می توان گونه های مختلف اسناد را در کنار یکدیگر بایگانی نمود و هنگام نیاز به آن ها مراجعه کرد اما توجه ویژه مدیران در حال حاضر و دهه گذشته به تحول اداری و افزایش بهره وری، سبب گردیده است که سازمانها برحسب اهمیت و حجم اسناد اداری در گردش، دسته بندی اسناد را مد نظر قرار دهند.

برخی از سازمانها تا آنجا پیش رفته اند که برای مدیریت اسناد اداری در ساختار تشکیلاتی خود، بخشی (در حد اداره کل، گروه یا کارشناس ) را پیش بینی نمایند.

لزوم پاسخگویی به نیاز روز افزون مشتریان و ارتقاء جایگاه سازمان به سازمانی کار آمد، بهره ور و توانمند بهره گیری از فناوری های نوین را اجتناب ناپذیر نموده است.ایجاد و مدیریت اسناد الکترونیکی یکی از این فناوری ها است.

دسته بندی اسناددر نظام الکترونیکی به دلیل ماهیت این نظام به سهولت انجام پذیر است اما وجود نظام دستی مدون که پایه تولید نظام الکترونیکی قرار می گیرد نظام الکترونیکی را کار آمد تر و مفید تر مینماید.به همین جهت همزمان با بررسی اولیه جهت تولید سیستم مدیریت اسناد، لازمست که تولید، استفاده و بازنگری اسناد اداری مورد توجه قرار گیرد.

شرکت توسعه سبز سگال بر اساس تجربیات مدیران و کارشناسان خود، ایجاد سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی را با اجرای دو مرحله زیر میسر میداند:

1- مطالعه وضع موجود تولید اسناد، تدوین و ابلاغ مستندی برای تولید، استفاده و بازنگری اسناد اداری

2- گروه بندی ، اسکن و مدیریت اسناد بر اساس گروه های تعریف شده

با توجه به راه حل فوق شرکت 2 پروژه به شرح زیر را در دست اجرا دارد:

1- مدیریت اسناد شرکت پست جمهوری اسلامی ایران (تولید نرم افزار مدیریت اسناد و اسکن اسناد اداری)

2- اسکن اسناد امور مالیاتی استان تهران(امور مالیاتی شهر ری)